旗航産(chǎn)品
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旗航郵件管理(lǐ)軟件，從公(gōng)司的郵件管理(lǐ)角度出發，在保留OUTLOOK、FOXMAIL等郵件客戶端功能(néng)的基礎上進一步擴展，引入數據庫的管理(lǐ)，将公(gōng)司所有(yǒu)的郵件保存至公(gōng)司内部數據庫中(zhōng)，可(kě)以實現郵件數據控制、自動分(fēn)發、權限控制、郵件群發等功能(néng)。
（郵件系統流程圖）
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現有(yǒu)問題 |
旗航郵件管理(lǐ)軟件解決方法 |
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1、保密性差，業務(wù)員必須知道郵件的收發用(yòng)戶名(míng)密碼才能(néng)收發郵件。 |
保密性好，做好配置後，業務(wù)員即可(kě)通過系統直接發送郵件，無需設置相關密碼。 |
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2、員工(gōng)的收發郵件保存在個人電(diàn)腦中(zhōng)，可(kě)靠性差，如果電(diàn)腦出現問題，資料全部丢失。 |
郵件資料全部保存至公(gōng)司服務(wù)器中(zhōng)，保護好服務(wù)器就保護好所有(yǒu)的郵件資料。 |
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3、郵件不受監管，員工(gōng)離職往往帶走大量客戶資料。 |
管理(lǐ)員可(kě)以實時查看所有(yǒu)員工(gōng)的郵件往來記錄，并且可(kě)以設置是否允許删除。 |
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4、曆史郵件資料散落在各個不同的電(diàn)腦中(zhōng)，查找極為(wèi)不便，工(gōng)作(zuò)效率低下。 |
對郵件搜索進行了優化，可(kě)以很(hěn)方便的根據各種查詢條件進行郵件的搜索。 |
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5、當遇有(yǒu)新(xīn)産(chǎn)品或者發送廣交會邀請函時需一個個客戶處理(lǐ)。 |
具(jù)有(yǒu)郵件獨立群發功能(néng)，每一個客戶收到的郵件都感覺是單獨發送給他(tā)的。 |
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6、當使用(yòng)同一個企業郵箱時，需要對接收的郵件手工(gōng)手發，容易出錯而且浪費時間。 |
可(kě)以設定分(fēn)發規則，系統自動執行。 |
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7、重要客戶的郵件往往不易跟蹤，業務(wù)員發送的郵件是否合理(lǐ)規範，無法監控。 |
可(kě)以設定審核規則，重要郵件審核後才可(kě)以進行發送。 |
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（郵件主界面圖）
一、郵件數據管理(lǐ)
1、數據導入功能(néng)：可(kě)以批量導入現有(yǒu)郵件資料，順利交接郵件數據；
2、數據統一管理(lǐ)：所有(yǒu)進、出郵件自動統一保存在公(gōng)司服務(wù)器的數據庫中(zhōng)，徹底避免郵件可(kě)能(néng)被離職業務(wù)員删除、轉移或漏移交等現象；徹底避免電(diàn)腦中(zhōng)毒、重裝(zhuāng)後郵件丢失等問題；
3、權限設置完善：系統管理(lǐ)員可(kě)以查看本公(gōng)司員工(gōng)所有(yǒu)郵件的收發情況，而且可(kě)以通過權限控制不同人員不同類型郵件的查看權限，可(kě)以控制哪些郵件哪些人可(kě)以看到，哪些人不能(néng)看到；而且對郵件操作(zuò)的各個按鈕均可(kě)以控制，如設置哪些人可(kě)以進行郵件群發，哪些人可(kě)以删除郵件等；
4、郵件存儲容量大：郵件隻受服務(wù)器硬盤本身容量的影響，不受郵箱容量大小(xiǎo)限制，附件内容與郵件正文(wén)分(fēn)開存儲，在保證數據完整的同時确保郵件系統的使用(yòng)效率；
5、自動分(fēn)發功能(néng)：可(kě)以設置分(fēn)發條件，系統會自動将符合條件的郵件轉移至相關業務(wù)人員處理(lǐ)，減輕人工(gōng)操作(zuò)環節，減輕工(gōng)作(zuò)量，提高效率；
6、附件彙總功能(néng)：當查閱某客戶的郵件時，可(kě)以自動提取此客戶所有(yǒu)的曆史郵件及曆史附件，并可(kě)直接打開查看，再也不用(yòng)為(wèi)了找一個附件，一封封地打開郵件；
7、強大的郵件分(fēn)析功能(néng)：
a)按客戶進行分(fēn)析，可(kě)以查看某客戶發了多(duō)少封郵件給我們，我們回複了多(duō)少封郵件，有(yǒu)哪些業務(wù) 員發送郵件給客戶等；
b)可(kě)以按時間段進行分(fēn)析，分(fēn)析不同時間段的郵件收發情況；
c)可(kě)以按發件人進行分(fēn)析，分(fēn)析每個業務(wù)員的發送郵件數量，發送時間，發送對像等情況；
d)可(kě)以根據需求定義分(fēn)析條件，分(fēn)析需要查看的數據；
8、便捷的郵件查找功能(néng)：可(kě)以按任意關鍵字快速查找相關郵件，如發件人、收件人、郵件主題等；
二、郵件操作(zuò)功能(néng)
1、可(kě)以由管理(lǐ)員統一設置郵件用(yòng)戶名(míng)跟密碼，業務(wù)員無需知道用(yòng)戶名(míng)、密碼仍可(kě)以實現收發操作(zuò)；
2、可(kě)以設定審核規則，可(kě)以設置哪些郵件必須審核後才可(kě)以進行發送。
3、在權限允許時，業務(wù)員可(kě)以定義無限級下屬目錄，并且可(kě)以設置相關轉移規則，以方便郵件的查閱歸檔；
4、可(kě)以對郵件的删除、回複、轉移、分(fēn)發、導出、打印等各種操作(zuò)權限進行完全控制；
5、内置郵件翻譯功能(néng)，可(kě)以将英文(wén)郵件直接翻譯成中(zhōng)文(wén)；
6、可(kě)以進行郵件群發，業務(wù)員可(kě)以選擇自己名(míng)下的所有(yǒu)客戶進行郵件的群發（如發送節日賀卡、廣交會邀請函等）， 而且允許獨立發送，每一個客戶收到的郵件不含有(yǒu)其它客戶信息，保證客戶資料的安(ān)全；
7、具(jù)有(yǒu)快速回複功能(néng)，對于簡易的回複可(kě)以通過快速回複直接處理(lǐ)；
8、業務(wù)員查看郵件時，可(kě)以自動關聯此發件人以往郵件及附件信息，方便掌握曆史情況；
9、可(kě)結合旗航外貿軟件，直接發送報價單、外銷合同等業務(wù)單據。